Office365 vs Office vs Open Source

La ofimática siempre está presente en cualquier organización, la llegada del fin de soporte de office 2007 junto con la aparición de Office 365 y sus sistemas de licenciamento y nuevas funcionalidad así como la existencia de soluciones Open Source hacen que la elección y/o evolución de nuestro paquete sea complicada.

Intentaremos con este post aclarar un poco la situación actual.

Microsoft Office 2007

“Office 2007 llega al final de su ciclo de vida de soporte de este año, lo que significa que no habrá ningún nuevas actualizaciones de seguridad, actualizaciones de seguridad no, opciones de soporte técnico gratuito o pago o actualizaciones de contenido técnicas en línea. Clientes que usan productos de 2007 Office y servicios deben empezar a planear mover a Office 365 o actualizar a versiones compatibles de Office productos y servicios, como Office 2016.”

Esto no significa que el producto deje de funcionar, no lo hará pero hace necesario tomar medidas (no habrá parches de seguridad por ejemplo) y 2 son las opciones disponibles, continuar con office o abandonarlo y optar por soluciones open Source como libreOffice (https://es.libreoffice.org/ ) u openOffice (https://www.openoffice.org/es/ ).

Soluciones open Source

Ambas soluciones son el sucedáneo de Microsoft office en el entorno del software libre, ambas incorporan tratamiento de textos, hoja de cálculo, presentaciones e incluso un pequeño gestor de bbdd. El formato de fichero es diferente al empleado por office, pero sí los reconoce y puede editarlos.

• Su principal ventaja:
• Coste, es totalmente gratuito y operativo
• Su principal desventaja:
• Formación: Aunque es similar a Office no es igual y se deben aprender ciertas cosas (los menús cambian).
• No es office: si estáis acostumbrados a Excel lo echareis mucho en falta y siempre surgen algunos problemas de cambios de formato de ficheros de Word y en la impresión de estos documentos

¿Cuál elegir?

A gusto del consumidor pero optaría por libreOffice viendo esta comparativa (http://www.malavida.com/es/analisis/comparativa-openoffice-vs-libreoffice-006408#gref )

Microsoft Office

Office es el líder de los paquetes ofimáticos sin discusión. Microsoft está cambiado la política comercial de toda la compañía hacia el concepto de pago por uso, es decir, nos llevará en la medida de lo posible a alquilar servicios y no a comprarlos en propiedad, realmente el concepto de nube. En Office ha hecho lo mismo y, aunque sigue vendiendo el paquete en caja no lo publicita ni le interesa venderlo, por eso ha sacado al mercado Office365, un nuevo concepto de paquete ofimático basado en la nube.

Office365 ofrece por una parte las aplicaciones de siempre actualizadas siempre y alguna más, ¿qué significa esto?, que la versión de office y sus parches estarán siempre al día y legales mientras dure el contrato hasta en 5 dispositivos por usuario, es decir podemos tener office 5 veces instalado si el usuario es el mismo (pc, casa, Tablet, móvil, …) 

Esto ya es una ventaja, pero su punto fuerte se basa en la nube, junto con la suscripción se incorporan servicios que para mí son los relevantes:

• Exchange

• Es el correo, es decir podemos portar nuestro correo empresarial a Microsoft
  
  Con esto ganamos integrar el correo, agenda, contactos … en office (Skype, sharepoint, …) y acceder a él desde cualquier lugar/dispositivo, uso de calendarios, agendas y contactos corporativos, …

• OneDrive

• Es un espacio de almacenamiento en la nube (1 TB) que sincroniza en automático con los pcs del usuario, es decir, guardamos los documentos en nuestro pc, en automático los sincroniza a la nube y siempre los podemos consultar desde cualquier lugar/dispositivo, los documentos acompañarán al usuario.
  
  https://products.office.com/es-es/onedrive-for-business/online-cloud-storage

• Skype empresarial

• Es el sistema de comunicación instantánea de Microsoft, permite chat (como whatsapp), llamadas de voz, videoconferencia, llamadas o video llamadas múltiples,… y todo integrado con el correo, calendario, …
  
  https://products.office.com/es-es/skype-for-business/online-meetings

• SharePoint

• Es un portal de documentación, portales de documentación , portales de empleado (páginas web que ofrecen la información accesible y segura a los usuarios)… para almacenar información relevante, bien diseñado es un repositorio de información brutal.

Entre otras más

• Flow

• Para usuario más avanzados, permite programar eventos y acciones de respuesta a ello, por ejemplo enviar correos si hay publicaciones nuevas en el BOE…

• Yammer

• Es el que menos veo, es una red social dentro de la empresa, Facebook restringido al ámbito empresarial, muy americano

Como comentamos Office 365 se ofrece en numerosas modalidades, hogar, estudiantes, empresas, …. Pero para el caso que nos interesa Office 365 empresa es el indicado ya que está pensado para organizaciones “pequeñas” y permite disponer de 300 licencia de cada tipo bajo el mismo contrato. Dentro de este grupo se ofrece el producto en tres versiones diferentes :


 

¿Qué diferencias hay?

Básicamente :

• Empresa
• Permite tener el software instalado en el PC, no hay servicios en la nube, solo OneDrive (1TB)
• Empresa Essentials
• No se puede instalar software en el PC, trabajo sólo en la nube
• Empresa Premium
• La suma de las dos anteriores

¿Office 2016 u Office365?

Tal y como se comentó, Office es un paquete, una caja, se compra la caja y es nuestro, nos mantendrán actualizados de parches, pero no podremos subir de versiones, Microsoft sube de versión cada 3 años aprox. La versión equivalente de Office365 es la versión empresa, el precio en 3 años es equivalente al precio de la caja y además incorpora OneDrive.

Por lo tanto, nuestra recomendación es pasar a Office365

¿Qué versión de Office365 elegir?

Siempre en función del usuario, lo habitual es tener licencias de varios tipos, siempre buscando las necesidades de la empresa. Pensar en la versión Premium sobre todo para usuario móviles, es decir personas que se desplacen habitualmente y necesiten tener la documentación accesible siempre. Essentials está pensada para gente para usuarios de correo en Microsoft y que no usan office. Al ser un pago por uso es fácil de empezar suavemente e ir adquiriendo licencias de forma progresiva.

Open Source vs Office

La elección depende de dos factores:

1. Lo que se quiera gastar:
• cero contra una pasta, así de simple
2. Funcionalidades: 
• Office365 está muy por encima de cualquier otra solución

Si estáis dispuestos a utilizar lo que ofrece Office365, adelante, es una gozada, en otro caso podéis q una solución Open Source para probar.

¿De qué precios estamos hablando en España?

La siguiente tabla es una comparativa de precios obtenida a finales de verano de 2017